认清企业需求是选择协同办公的关键
资讯类别:CIO产品选型发布日期:2014-02-23 00:00:00      浏览次数:807 次
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    “嘿,该上oa了”“好的,我来安排”,在现代企业中,这样的声音不绝于耳。的确,从2000年至今,协同软件在中国经历了一段迅猛成长的过程,比起当初的概念泛化,如今的协同管理软件已经逐步走向“落地”应用,用户也随之平添了一分“理性和成熟”,在产品的选型上则显得尤为突出。这从制定信息化规划的初期便开始显现,许多企业信息化主管在制定信息化规划时,力求目标精准、量化,动辄就是三年、五年的信息化规划,这样的规划看上去很美,似乎具备长远的战略眼光,而真正落实到产品选型实施阶段后,则往往会背离了原有的初衷,已至面目全非。究竟何以至此呢?总结来看,大致有两方面原因导致。一方面是来自软件供应商,另一方面则是企业本身。以协同管理软件厂商为例便可一探究竟。

  据了解,目前国内的协同oa厂商达500家之多,虽然产品形态各异,但还是难以避免同质化现象的出现,这也在不同程度上为企业选型带来了困扰。在一个协同oa项目的招标过程中,往往会引来多家协同oa软件厂商的介入,而这些厂商会站在自己的立场描述自身产品的种种优势,并迎合客户的长远规划,为其勾勒出一副宏伟的蓝图。这时的企业早已将核心需求抛到了脑后,“这山望着那山高”的心态最终导致迷失在各种协同oa的DEMO中,结果便是由于“体力不支”,仓促的结束了这场选型的拉锯战,盲目的上马了oa项目。项目验收后,软件厂商“人去楼空”,这时的用户才恍然大悟,扪心自问:“这套协同oa软件究竟是给谁用的?”所谓的烂尾楼工程就是这样诞生的。

  另一方面,企业本身也有着不可推卸的责任。在信息化过程中,往往是一个模糊的开始,在信息化项目推进过程中,理论、思想、技术、知识体系也都在不断发生变化,效果与初衷会发生很大变化,因此,动辄“三年、五年”的信息化目标对于企业信息化主管来说并不完全适用,明确提出几年后要达到什么样的效果,尤其是数字上的效果更不可取。“目标量化”已经成为企业用户的通病。而且,从国内企业自身的管理体系现状来看,许多企业与国际先进管理思想还存在着较大差距,大跃进式的信息化改革很难在企业内部行之有效的推广开来,上了一套协同oa,而员工之间还在使用MSN或QQ等即时通讯工具交流的情况比比皆是,协同软件成了一个“花瓶”,似乎只是CIO讨好老板的工具,“弃之可惜,食之无味”。

  实际上,企业也好,协同软件厂商也罢,造成这种局面,归根结底是对用户实际需求,或者说是核心需求的理解不清。企业究竟为什么要花几十万、甚至上百万购买一套协同oa呢?核心需求其实很简单,提高公司整体协作运转的效率,以此增加收益率。协同不是目的,效益的最终提升才是核心所在。

  而对于我国目前厂商众多的协同oa软件而言,一些厂商在宣传产品差异性的同时忽略了对于产品应用的研究和思考,使用户对于协同软件的应用价值认识产生模糊,忽略了需求的核心。成立于2000年的软件是协同办公oa软件行业的领先企业,多年来一直致力于中国协同软件产业的创新发展,对于协同oa的理解很简单:它是辅助多人多组织共同完成一件事务的管理工具。看上去很通俗易懂,实际体现出来的确是一个庞大复杂的体系。

  软件认为:协同软件是通过网络提供一个跨组织、跨区域的虚拟工作场所及相关应用工具。体现为如下价值:第一、连接价值,即通过协同软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来,形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。第二、沟通价值,及时进行消息的交流与共享,例如即时会话、消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等,这也是协同工作的基础。 第三、协同价值,即以工作流管理为线索,将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来,共同处理一组事件。同时,建立起各个异构系统之间的关联关系,将各类管理数据进行抽取、转换,参与流转。流程管理是国内主流协同软件的主要应用部分。第四、监控价值,即工作过程的监督与控制,工作流程状态、处理时限等等。这些都增强了企业管理的执行能力。

  同时协同软件的应用还将沉淀企业的制度与文化,人们不在思考什么制度用在什么地方,自己服务企业的文化到底是什么,协同软件通过流程的制定、知识的分享、信息的发布、人员的协作,提供一个数字化的虚拟企业环境,解决企业管理过程中繁琐的事件,使复杂的事件延着既定的规则获得解决,从而将企业员工从重复的劳动中获得解脱,将精力放在工作的改进和创新上,也将企业管理者从繁杂的小事中解脱出来,使其能够更关注企业的战略规划和发展,真正获得员工与组织的和谐快速发展。

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