什么是软件选型?
资讯类别:CIO产品选型发布日期:2014-02-23 00:00:00      浏览次数:911 次
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    选型:根据实际业务管理的需要,对硬件、软件进行规格选择。
    选型-原则
    修改完善永无止境
    当人们熟悉系统功能之后,还会对系统提出新的需求,这就需要不断地对应用程序进行修改与完善。因此,软件商要让用户知道软件的建设是需要不断修改完善和升级的,企业单位就不会因受“完美论”的影响而一直在“考察中等待”,从而丧失商机。
    在如今细分制胜的时代,功能并不是越多越好。因此,企业用户在选购软件系统时,应重点考虑自己的实际需求和支付能力,应以适用为出发点,坚决砍掉那些可有可无、好看不中用、利用率低的“鸡肋”功能,而选一个功能紧凑、满足自己核心需求的,既便宜实用又容易二次开发的系统。
    按需“择偶”是关键
    目前企业在应用推广信息化建设中经常面对四大难题:一、人多面广,建设中牵涉到单位内部的所有部门、岗位、人员,而且每个人的计算机应用水平又参差不齐;二、投资较大,建设周期长,成本风险高,对企业生产经营管理影响大;三、需求的不断变化,管理变革、业务流程重组都将引起系统应用的新变化;四、个性需求不同,每个企业都具有不同管理模式和流程的个性化需求。
    不管是推广实施ERP或是oa,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善。这就决定了企业在ERP或oa的选型过程中必须立足企业的实际需求,从产品和供应商方面认真综合比较。
    通用性强
    企业软件选型,首先要选择通用性强的软件系统。因为每个企业都有个性化、差异化的特性,因此只有选择通用性强的软件产品,才能在满足自己个性化需求的同时,达到以低成本、高成功率建设信息化项目的目的。
    灵活定制、扩展
    对于大型企业而言,管理流程相当复杂,这就要求不管是ERP还是oa软件必须具有大量可定制、扩展的性能。大部分软件产品因为无法适应复杂的实施环境,无法满足这种大量个性化的需求知难而退了。只有根据自身行业特色和厂情,选择适合自己的、可充分灵活定制、扩展的软件,才能满足用户所有复杂事务流程的建立要求。同时,产品应具有标准接口,为今后系统的升级和扩展打下良好基础。
    简单易用、快速部署
    以前一个中型oa项目从项目准备、系统安装、需求调研到系统定制、试运行,最后到正式全面运行、交付使用,至少需要三个月,而ERP项目则更长。因此,许多企业对信息化建设存有种种偏见与顾虑。这使得简单易用、快速部署、轻松维护也成为企业选型的重要前提与标准--能一次性就完成系统的安装、签名、初始化等全过程,系统管理员经过短期培训即可完全掌握系统的安装、定制与管理,能帮助企业在最短的时间内实现既定的目标。
    性价比好、服务健全
    价格也是软件选型的重要参数。任何企业都会有自己信息化的预算范围,编着合理的预算非常重要,价格过高、过低都非适宜,这就要求以性价比为主要考量,做到货比三家、物美价廉。作为提高企业管理能力的软件商也必须为企业提供长期、全面的服务,包括售前、实施、售后三个主要阶段,因此服务倍显重要。 在服务过程中,软件商能否坚持以客户需求、客户评价为导向,并在培训完成后实行长期效果跟踪、维护与升级等服务,是企业用户选型的重要依据。
    选型-步骤
    一、前期准备阶段
    前期准备工作是整个软件选型过程的基础,包括明确自身需求,拟定招标文件,制定考核和评分体系等主要环节。注意,需求表达要做到无二义性。目前,大部分用户单位在这个环节上做得比较草率,导致信息化成功率低。用户单位在招标前要对自身的需求进行广泛调研,对主要业务流程进行分析和优化,确定信息化的总体规划、实施方案、资金预算和数据规范等内容。
    例如企业信息化,需求一方面要结合企业现有的管理要求和管理水平,通过流程分析和瓶颈问题分析,整理出企业自身的信息化需求;另一方面,要与企业的发展战略相结合,并充分考虑企业当前应用系统以及未来一定时间内不同应用系统间的集成问题。
    在需求明确后,要制定详细的招标流程。在招标文件中分别拟定技术和商务条款,并根据自身特点将各个条款赋予不同的权重,建立软件产品选型的考核与评分体系,并要求备选IT 企业在解决方案中必须逐项明确回复。软件选型要重点考核的内容包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能(包括开放性、可扩展性、配置能力等)、方案水平、典型用户、实施顾问团队(尤其是项目经理)、公司实力、本地化服务能力等方面。
    二、中期初选阶段
    在这个阶段,先进行标书评定,剔除无效标书;然后通过考题和流程模拟来分析产品解决问题的能力,充分评价供应商的项目实施和服务能力,考察典型用户的应用情况;最后结合信息化规划,考虑当前和未来系统间的集成方案。
    通过公开招标或邀标等方式,邀请软件供应商投标。投标书中明确规定投标方应严格按照招标书规定的格式和内容撰写。由于一些软件供应商不严格按照招标要求撰写标书,只介绍产品的功能,不解答标书中规定的问题,甚至拿以往投标书的翻版。所以,在收集到投标文件后,应首先对投标书进行内容审查,查看标书撰写是否规范,分析投标书内容是否针对标书中提出的问题和要求进行全面、明确的回答,并对供应商进行资格审查,分析厂商的重视程度。经过分析、比较,剔除无效或不满足要求的标书。
    其次,通过方案讲解演示、流程模拟和做考题等多种形式考察软件厂商的产品和解决问题的能力。其中,做流程模拟和做考题是一种非常好的做法,也就是根据自身信息化需求的重点及流程,要求备选厂商按照用户单位事先提供的基础数据,进行现场演示和流程模拟,这样做既可以使用户单位变被动为主动,紧紧把握重点需求,又可以使用户单位在较短的时间内了解备选厂商的软件产品的功能、模块之间集成程度和解决问题的能力。经过分析、比较,剔除明显不能满足需求的厂商。
    最后,对剩下的备选厂商和典型用户进行考察。大型信息化项目实施过程中,实施顾问、尤其是项目经理的能力和实施经验非常关键,但由于高级人才缺乏,使得“高级顾问打单、初级顾问实施”的现状在软件厂商中普遍存在。因此,要重点考虑备选厂商的行业背景、人才现状和本地化服务能力,包括服务网点设置、本地服务的技术力量和水平、响应时间、二次开发能力等因素,保证项目后期可以得到及时的服务。由于软件厂商一般在典型用户中都有“关系户”,所以在考察典型用户之前,要对考察的内容进行仔细策划,在现场交流与沟通的过程中有目的地要求对方介绍相关情况,考察的重点是成熟用户的集成应用情况。
    随着信息化技术的发展,信息化项目越来越复杂,采用的信息系统也越来越多,而各系统的集成问题成为目前信息化实施过程中的瓶颈问题。因此,要求备选厂商提供与已有或将应用的软件产品的集成方案。
    完成以上步骤后,选型组召开一个内部会议,依据评分表对候选厂商进行评分,最终选择两至三家符合条件的软件厂商进入合同谈判阶段。
    三、后期谈判阶段
    许多IT 项目在实施过程中会出现很多需要解决的问题,如果在合同中没有明确规定,则IT 厂商将有权不承担相应责任。在技术协议中,应结合招标文件,逐项列出项目涉及范围、软件应实现的功能和技术水平、实施计划和各阶段进度、项目各阶段验收的流程和标准、二次开发的范畴和内容、项目经理和实施团队的人选、信息集成方案、实施过程中应提交的文档等内容。只有这样,才能做到实施过程“有章可循”。此外,还应明确规定监理方的权力和职责,其中最重要的是要赋予监理方审核各类资料,对项目实施进行监控的权力。
    商务合同谈判时除了注意软件价格外,还需注意咨询实施、服务、培训和二次开发费用等情况,保证总体拥有成本最低。同时,应注意各阶段的付款条件,将付款条件与项目的实施进度和实施效果挂钩;此外还需注意违约条款等关键条款的制定,如项目延期、二次开发、实施顾问变更、系统运行达不到预算效果、需求变更等情况的处理方式,以促进项目的顺利推进。在商务合同的谈判过程中,要做到“有理、有利、有节”,在切实保证供应商合理利润的基础上,寻求双方合理的价位。

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